Henkilörekisterien rekisteri pitää henkilötiedot ojennuksessa

Henkilörekisterien rekisteri pitää henkilötiedot ojennuksessa

Kirjoittanut: Antti-Pekka Keränen Aihe: Ajankohtaista

EU:n yleinen tietosuoja-asetus tuo uusia velvoitteita henkilörekisterien pitäjille. Tärkein niistä on rekisterinpitäjän velvoite pystyä osoittamaan, että henkilötietojen keräämisessä ja niiden säilyttämisessä on toimittu oikein. LAWLY-palvelu varmistaa, että asetuksen vaatimukset täyttyvät.

Tietosuoja-asetus tulee sovellettavaksi kaikissa EU:n jäsenmaissa toukokuussa 2018. Keskeisin asetuksen tuoma vaatimus on ns. osoitusvelvollisuus. Tietosuojan on toteuduttava koko prosessin ajan aina tietojen keräämisestä niiden käyttämiseen ja säilyttämiseen. Tarpeen vaatiessa yrityksen on pystyttävä osoittamaan, että sen toiminta on tietosuoja-asetuksen mukaista.

Nykyään henkilötietoja kerätään yhä enemmän yhä useampiin eri tarkoituksiin. Henkilötietorekisterien paisuessa niiden hallinnointi hankaloituu, ja jos asiaan ei kiinnitetä tarpeellista huomiota, voi rekisterinpito käydä nopeasti sekavaksi. Kun tietoja kerätään koko ajan lisää ja ne ovat monessa eri rekisterissä, voi kokonaiskuva hämärtyä ennemmin tai myöhemmin.

Lawlyn henkilörekisterien rekisteri

LAWLY-palvelun avulla tietosuoja-asetuksen asettamat vaatimukset saadaan kirjattua yhteen paikkaan, jossa ne ovat hallittavissa ja jaettavissa sekä niiden täyttyminen on osoitettavissa.

Henkilörekisterin rekisteri on työkalu, jolla henkilötietorekistereistä (esimerkiksi asiakasrekisteri tai työntekijärekisteri) pystytään muodostamaan oma rekisterinsä. Sen avulla saadaan nopeasti käsitys rekisterinpidon perusperiaatteiden toteutumisesta:

  • Millaisia rekistereitä ylipäätään on ja mitä tietoja ne sisältävät
  • Onko tietojen käsittelylle olemassa tarpeelliset perusteet
  • Toteutuuko luottamuksellisuus
  • Kenellä kaikilla on pääsy henkilötietorekisteriin

Valmiiden valikoiden avulla rekisterin täyttäminen on nopeaa. Työkalu tuo käyttäjän huomioon erityisiä toimenpiteitä vaativan henkilötietojen käsittelyn, kuten esimerkiksi arkaluontoiset tiedot ja ulkoistukset. Näin tietojen käsittelyn oikeellisuus voidaan turvata. Rekisterinpitäjä pystyy nopeasti näkemään, millainen tilanne vaatimusten toteutumisen suhteen on.

Kun tiedot on täytetty, palvelu muodostaa lopuksi nykyisen lainsäädännön mukaisen rekisteriselosteen.

Lawly henkilörekisteri henkilötiedot vaatimusten hallinta

Lawlyn henkilörekisterien rekisterin avulla tietosuoja-asetuksen asettamat vaatimukset saadaan kirjattua helposti yhteen paikkaan.

 

Tietosuoja-asetus ei ole mörkö

LAWLY tunnistaa juuri sinun yritystäsi koskevat lainsäädännölliset vaatimukset ja antaa puutteiden ilmetessä konkreettisen tavan edetä asian kanssa. LAWLY poistaa tarpeen kalliille auditointipalveluille tai lakimieskonsultoinneille. Sen avulla ongelmakenttään pääsee tehokkaasti käsiksi ja ongelmat tulevat ratkaistuksi edullisesti ja nopeasti.

Tietosuoja-asetus ei ole mikään mörkö, joka on tullut erottamaan yritysmaailman jyvät akanoista. Tietosuoja-asetus ei rajoita yritysten toimintaa vaan päinvastoin mahdollistaa sen. Kyseessä on henkilötietojen keräämisen ja käytön järkeistäminen ja yhdenmukaistaminen. Vaatimukset yksinkertaisesti vain pitää täyttää – asia ei ole sen kummempi.

Henkilörekisterien rekisteri on tehokas ja käyttäjäystävällinen työkalu henkilötietojen käsittelyn systematisointiin. Sillä saat nopeasti käsityksen siitä, mitä rekistereitä on käytössä, kuka niiden sisältämiä tietoja käsittelee ja miksi. Erityistä hyötyä palvelusta on silloin kun käyttöön otetaan uusia henkilörekistereitä. Palvelun myötä henkilötietojen käsittelyyn liittyvät juridiset edellytykset ja vaatimukset tulevat mietityiksi jo alkuvaiheessa.

Ota LAWLY koekäyttöön ilmaiseksi

 

Viimeisimmät artikkelit